Hiện nay, có rất nhiều dự án quản lý vận tải ra đời nhưng đã phải đóng cửa, hoặc vì không thể cung cấp dịch vụ mà họ đã cam kết trước đó, hoặc vì không có kế hoạch đầu tư tăng trưởng lâu dài. Còn các dự án thành công nhất, không chỉ dừng lại ở việc triển khai thành công chương trình quản lý vận tải, thay vào đó, họ tiếp tục đầu tư phát triển, đem lại nhiều giá trị khác trong mọi thời điểm.
Để duy trì và phát triển thành công quản lý vận tải, các công ty cần triển khai một trung tâm quản lý năng lực vận tải. Bài viết này sẽ tóm tắt những kinh nghiệm thực tiễn, vai trò và những mô hình thành công mà các công ty hàng đầu sử dụng trong các trung tâm quản lý năng lực vận tải của họ!
Định nghĩa “Trung tâm quản lý năng lực vận tải”
Trung tâm quản lý năng lực vận tải là nơi đảm bảo các hoạt động quản lý bao gồm chiến lược, quy trình, khả năng và hệ thống vận hành trơn tru để đem lại những giá trị đã được định rõ theo kế hoạch kinh doanh.
Bên cạnh đó, trung tâm quản lý năng lực vận tải sẽ liên tục phải đưa ra các chiến lược, quy trình và hệ thống vận chuyển mới để nhằm nâng cao giá trị cho doanh nghiệp, hoặc gián tiếp tạo ra những thay đổi mới đối với hệ sinh thái kinh doanh trong ngành vận tải. Những trung tâm này không chỉ tập trung vào việc thực hiện những hoạt động hàng ngày, mà thay vào đó, chúng tập trung vào việc lên kế hoạch vận chuyển và điều vận.
Để đạt được hiệu quả quản lý vận tải ở mức tối đa, và định hướng cho các cải tiến trong tương lai, trung tâm năng lực phải đảm bảo cho 5 nhiệm vụ sau:
1. Đào tạo người dùng mới
Một hệ thống quản lý năng lực vận tải tốt thể hiện ở các giá trị nó mang lại cho người sử dụng nó. Hệ thống đó phải đáp ứng các chuyên môn của công ty, và quy trình phải được tuân thủ một cách nhất quán. Ngoài ra, nó cũng là nơi lưu trữ và dự đoán được nguồn doanh thu.
Trung tâm quản lý vận tải nên tự xây dựng một chương trình đào tạo để giúp người dùng trong mới sử dụng hệ thống hiệu quả, thực hiện đúng các nguyên tắc và có thể khai thác triệt để các tính năng mà hệ thống cung ứng. Theo đó, người dùng mới nên được trải qua đào tạo và kiểm tra bởi trung tâm năng lực chỉ quản lý, để có thể trở nên thành thạo như những người dùng trước đó.
2. Liên tục cải tiến/Đổi mới mô hình kinh doanh
Ngay cả các hệ thống vận tải thành công nhất ở hiện tại, cũng vẫn còn có thể đem lại nhiều giá trị tốt hơn nữa trong tương lai. Các cơ hội luôn xuất hiện khi các doanh nghiệp chủ động thay đổi, nghiên cứu và đưa ra các chiến lược mới, đổi mới những quy trình và hệ thống quản lý vận tải của họ. Trung tâm năng lực cần có những hoạt động cụ thể, tập trung vào việc cải thiện năng suất/dịch vụ của các hoạt động hiện có bằng việc đánh giá các khả năng mới, chưa từng được sử dụng của hệ thống quản lý vận tải.
Các hệ thống vận tải hiện đại có khả năng tạo ra nhiều kịch bản kinh doanh khác nhau, bao gồm cả lợi nhuận kinh doanh tiềm năng, lẫn những tác động trong quá trình vận hành. Khi đó, việc dự báo sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Việc đánh giá tính khả thi và giá trị đem lại của các mô hình kinh doanh mới và những thay đổi lớn có thể xảy ra trong quá trình hoạt động là một trong những vai trò chính của trung tâm năng lực.
3. Quản lý thay đổi (Change management)
Đây là một trong những yếu tố cần thiết nhất của 1 hệ thống quản lý vận tải thành công với vai trò nâng cấp hoặc tạo ra những sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh.
Quản lý thay đổi không chỉ là việc đào tạo người dùng cuối/siêu người dùng cho các quy trình hệ thống mới, và cách sử dụng nguồn dữ liệu và công cụ hiện có để giải quyết những khó khăn vận hành. Trung tâm năng lực phải có khả năng tạo ra chương trình đào tạo doanh nghiệp ở nhiều cấp độ, và cách sử dụng nguồn dữ liệu và công cụ hiện có để giải quyết những khó khăn vận hành.
4. Báo cáo
Điều quan trọng đối với những nhà quản lý vận tải dài hạn là khả năng giao tiếp để quản lý và vận hành hệ thống vận tải, hiệu suất vận hành, giá trị đem lại, cũng như xác định được những khu vực cần phải cải tiến.
Trung tâm năng lực nên phát triển và thống nhất được một phiên bảo báo cáo số liệu chung, xác định tầm quan trọng của chúng và kế hoạch báo đưa ra báo cáo định kì. Báo cáo nên được chia thành báo cáo hành động và báo cáo hiệu suất. Báo cáo hành động nên làm nổi bật các vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức để giữ cho hiệu suất vận chuyển đi đúng chiến lược. Báo cáo hiệu suất thì nên đưa ra một tầm nhìn dài hạn về các xu hướng và những lĩnh vực sẽ cải tiến trong tương lai.
Trung tâm năng lực vận tải cũng phải chịu trách nhiệm xác định, và kết nối những đối tác thương mại tiềm năng bên ngoài hệ thống vận tải, bằng cách tận dụng các thông tin số liệu báo cáo sẵn có, và quảng bá giá trị sản phẩm dự án.
5. Kế hoạch nâng cấp hệ thống
Một trong những lợi ích của việc sử dụng phần mềm thương lại là việc chúng ta có thể được sử dụng những tính năng, các mô dun mới trong các bản cập nhập trong tương lai. Những sự nâng cấp quy mô lớn có thể mang lại rất nhiều giá trị cao, nhưng chúng cũng yêu cầu có sự phối hợp và những nỗ lực đáng kể từ tổ chức.
Trung tâm năng lực nên làm việc với nhà cung cấp, nhóm vận hành và CNTT (công nghệ thông tin) trong quá trình lập kế hoạch/ thực hiện nâng cấp. Việc xác định thời gian nâng cấp ở thời điểm có lợi nhất cho trung tâm, là một chiến lược quan trọng để không tạo ra sự khuấy động trong tổ chức hoặc để mình bị tụt hậu. Cuối cùng, trung tâm năng lực cần phối hợp và xây dựng thử nghiệm với các nhóm vận hành và CNTT để quá trình nâng cấp được suôn sẻ và đảm bảo kế hoạch đã đề ra.
Trung tâm quản lý năng lực vận tải là một phần quan trọng trong chiến lược để thực hiện thành công, duy trì và phát triển giá trị của hệ thống quản lý vận tải. Các tổ chức Logisitc thay vì xem đây như một tài sản cố định, nên coi nó như một khoản thu dài hạn, có khả năng tự phát triển.
