Thiết kế văn phòng đã thay đổi như thế nào?
Chúng ta hãy cùng quay trở lại nhiều thế kỉ trước, khi con người bắt đầu làm việc. Khi đó mọi người thường làm việc ngoài trời trong một không gian mở. Sau đó, vào thế kỷ 18, các tòa nhà văn phòng chuyên dụng bắt đầu được tạo ra. Văn phòng đầu tiên được thiết kế lấy cảm hứng từ các nguyên tắc của Taylor Taylorism, một phương pháp được tạo ra bởi một kỹ sư cơ khí, Frank Taylor. Theo bố trí này, các nhân viên ngồi thành hàng dài vô tận với sự giám sát của các nhà quản lý từ các văn phòng bao vây.
Thiết kế của Taylor đã bị vướng phải rất nhiều chỉ trích, vì nó không xem xét các yếu tố con người và xã hội. Theo thời gian, với việc phát minh ra thang máy và xây dựng cốt thép, chúng ta đã có một cách làm việc mới. Các văn phòng ‘không gian mở’ (open-plan office) giờ đã được thay thế bằng các tòa nhà thương mại lớn. Khu làm việc giờ đây là sự kết hợp của văn phòng riêng tư mà không gian hội họp. Kiểu văn phòng mới này làm tăng năng suất công việc của nhân viên.
Ngày nay, các văn phòng được thiết kế theo hướng ở đó kích thích các nhân viên tương tác với nhau. Nhân viên càng trao đổi tương tác thì hiệu quả công việc và sự sáng tạo càng lớn.
Dưới đây là 5 cách thiết kế văn phòng mang lại ảnh hưởng tốt đến hiệu quả công việc:
1.Cách bố trí văn phòng:
Một nơi làm việc thực sự là gì? Nó không chỉ là không gian để làm việc mà còn là nơi tạo cảm hứng. Đã có minh chứng cho rằng nếu nhân viên hài lòng hơn với nơi làm việc thì kết quả công việc sẽ tốt hơn. Hãy bố trí văn phòng sao cho nó vừa có thể khơi gợi thói quen làm việc linh hoạt và vừa cho phép phát triển tư duy độc lập.
Không gian phù hợp nhất là ở đó, nó đáp ứng tốt nhu cầu của nhân viên để họ luôn sẵn sàng bắt đầu công việc khi họ đến văn phòng.
2. Áp dụng công thái học (ergonomics) tại nơi làm việc:
Ergonomic hay Human Factor (Tiếng Việt: Công thái học) là bộ môn khoa học nghiên cứu mối quan hệ giữa con người và môi trường làm việc của họ, đặc biệt trên khía cạnh “sử dụng”.
Các điều kiện để nhân viên hoạt động hàng ngày ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất trong công việc. Công thái học là quá trình thiết kế và bố trí nơi làm việc và đồ đạc sao cho phù hợp với người sử dụng chúng. Mục đích chính của việc này là tạo ra nơi làm việc an toàn, thoải mái và hiệu quả.
Ví dụ cùng là chiếc ghế văn phòng, nhưng có chiếc khiến bạn thấy thực sự thoải mái và vừa vặn khi ngồi, có chiếc lại khiến bạn cực kỳ khó chịu, thậm chí khiến bạn đau lưng, mỏi vai….
Theo khảo sát gần đây của Safe Work Australia, tổng chi phí kinh tế cho các tai nạn liên quan đến công việc được ước tính là 60 tỷ đô la. Một nghiên cứu khác gần đây đã chỉ ra rằng nguyên nhân phổ biến nhất gây tổn thương cơ lưng dưới liên quan đến công việc văn phòng. Do đó, điều quan trọng là phải cân nhắc áp dụng thiết kế văn phòng vào thực tiễn.
3. Dành một nơi để làm việc nhóm, sinh hoạt chung và giao dịch:
Không chỉ tạo nên một phòng họp, hãy cung cấp một không gian cho sự hợp tác. Một nơi làm việc được tổ chức và thiết kế hợp lý thường chia ra nhiều không gian để mọi người có thể làm việc. Nghiên cứu cho thấy một số nhân viên thể hiện tốt nếu họ được tự do lựa chọn nơi làm việc. Nhiều văn phòng còn bố trí cả không gian cho việc ăn trưa hoặc nghỉ giữa giờ. Đây chính là nơi ý tưởng kinh doanh sáng tạo bắt nguồn.
4. Kiểm soát ánh sáng và âm thanh tại nơi làm việc:
Ánh sáng và âm thanh là hai yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến năng suất làm việc của tổ chức. Đã có nghiên cứu chỉ ra rằng những người làm việc trong ánh sáng tự nhiên có xu hướng cảm thấy ít buồn ngủ hơn so với những người làm việc trong ánh sáng nhân tạo. Một khung cảnh thiên nhiên tại nơi làm việc giúp cho nhân viên bớt bực bội, làm việc hiệu quả và kiên nhẫn hơn.
Hơn nữa, âm thanh có ảnh hưởng ngay lập tức đến sự tập trung. Nghiên cứu vào năm 2014 cho thấy một nhân viên đã mất tới 86 phút mỗi ngày do tiếng ồn. Một số nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong một không gian yên tĩnh trong khi một số khác lại làm việc hiệu quả hơn khi nghe nhạc. Tạo ra nơi làm việc đáp ứng nhu cầu của cả hai chắc chắn sẽ thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
5. Tạo ra các concept màu sắc khác nhau:
Những màu sắc khác nhau trong văn phòng chắc chắn sẽ làm cho một văn phòng đẹp hơn. Mỗi màu sắc sẽ có tác động tâm lý riêng ở khả năng nhận thức nhất định. Chúng ta có thể sử dụng lý thuyết này để tác động đến nhân viên của mình bằng cách sử dụng đúng màu sắc cho văn phòng. Dưới đây là danh sách một số màu sắc và ảnh hưởng của chúng:
Bảng màu sắc và ảnh hưởng của chúng
|
Màu sắc |
Tác động trực tiếp vào tâm lí |
|
Xanh lá |
Khuyến khích tư duy khái quát và tư duy sáng tạo Làm giảm lo lắng |
|
Xanh da trời |
Giảm lo lắng bằng hạ huyết áp và ổn định nhịp tim |
| Đỏ |
Kích thích sự thèm ăn Dễ gây mất tập trung Giảm tư duy phân tích |
| Vàng |
Tạo cảm giác hạnh phúc và ấm áp Có tác dụng phụ khi sử dụng quá nhiều |
| Trắng |
Không phải màu sắc gây kích thích cao Có thể gây mỏi mắt |
Kết luận:
Có thể nói, thiết kế tốt không gian làm việc là điều cần thiết để vận hành một doanh nghiệp thành công. Thay vì chỉ làm những điều cơ bản, hãy phân tích cái làm cho nhân viên của mình sáng tạo hơn, được truyền cảm hứng và tích cực tham gia vào công việc – cho dù đó là màu sắc, âm nhạc hay cây cối trong văn phòng. Một thiết kế văn phòng hoàn hảo làm cho nhân viên hạnh phúc và nhân viên hạnh phúc luôn làm việc hiệu quả hơn.
ST: Kiến Vàng Group
